Stand: 14. Oktober 2026
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website propiva.de und dem Dienst „Propiva" ist:
JZA Media FZCO
IFZA Building A2, Dubai Digital Park Silicon Oasis
Dubai, Vereinigte Arabische Emirate
E-Mail: hey@propiva.de
Vertretungsberechtigt: JZA Media FZCO
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.
„Propiva" ist ein Software-as-a-Service-Dienst für Vermieterinnen und Vermieter. Der Dienst ermöglicht das Erstellen, Verwalten und Aufbewahren von Vermietungsdokumenten, insbesondere von Mietverträgen und zugehörigen Unterlagen.
Für die Kontodaten der Vermieterinnen und Vermieter sowie sonstiger Ansprechpartner ist JZA Media FZCO Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.
Bei den Inhalten der Dokumente, die eine Nutzerin oder ein Nutzer erstellt, verwaltet oder hochlädt, können personenbezogene Daten Dritter enthalten sein, insbesondere Daten von Mieterinnen und Mietern. Über Zwecke und Mittel der Verarbeitung dieser Inhalte entscheidet die jeweilige Nutzerin oder der jeweilige Nutzer. Sie oder er ist daher regelmäßig Verantwortlicher. JZA Media FZCO verarbeitet diese Daten im Auftrag der Nutzerin oder des Nutzers als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO.
Die Nutzerinnen und Nutzer müssen die betroffenen Personen, insbesondere ihre Mieterinnen und Mieter, selbst über die Verarbeitung informieren und für eine geeignete Rechtsgrundlage sorgen. Diese Datenschutzerklärung ergänzt die Datenschutzinformationen der jeweiligen Nutzerin oder des jeweiligen Nutzers und ersetzt sie nicht.
Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Inhalte, Browsertyp, Betriebssystem und technische Fehlerdaten gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch.
Bei der Registrierung und Nutzung eines Kontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Die Verarbeitung erfolgt zur Registrierung, zur Bereitstellung und Verwaltung des Dienstes, zur Kommunikation, zur Abrechnung, zur Bearbeitung von Supportanfragen sowie zur Verhinderung von Missbrauch.
Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. JZA Media FZCO erhält grundsätzlich nicht die vollständigen Zahlungsdaten, wenn diese unmittelbar bei Stripe verarbeitet werden. Je nach konkreter Verarbeitung kann Stripe als Auftragsverarbeiter oder als eigenständig Verantwortlicher handeln.
Die Verarbeitung erfolgt zur Zahlungsabwicklung, zur Betrugsprävention, zur Abrechnung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Im Auftrag der jeweiligen Nutzerin oder des jeweiligen Nutzers können die in den Dokumenten enthaltenen Daten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere gehören:
Die Verarbeitung dient der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Bereitstellung der Vermietungsdokumente entsprechend den Weisungen der jeweiligen Nutzerin oder des jeweiligen Nutzers.
JZA Media FZCO verkauft personenbezogene Daten nicht. Die Inhalte der Dokumente werden nicht für Werbezwecke verwendet. Newsletter-Tracking findet nicht statt. Zur Reichweiten- und Werbemessung setzen wir Dienste von Google ausschließlich mit Ihrer Einwilligung ein (siehe Abschnitt 6).
Propiva kann zusätzlich als App für iOS und Android bereitgestellt werden. Die Apps ermöglichen den Zugriff auf denselben Dienst und verarbeiten dieselben Konto- und Dokumentendaten wie die Website. Der Bezug und die Installation der Apps erfolgen über den App Store von Apple beziehungsweise über Google Play. Apple und Google verarbeiten die dabei anfallenden Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen und unter eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.
Für die in den Dokumenten enthaltenen Daten Dritter bestimmt grundsätzlich die jeweilige Nutzerin oder der jeweilige Nutzer die konkrete Rechtsgrundlage. Sie oder er ist dafür verantwortlich, die Verarbeitung rechtmäßig zu gestalten und die betroffenen Personen ordnungsgemäß zu informieren.
Wir verwenden technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, die für die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung, die Sicherheit des Dienstes und das Speichern Ihrer Cookie-Auswahl erforderlich sind. Diese Technologien werden nicht für Werbung, Nutzerprofile oder Reichweitenmessung eingesetzt. Die Speicherung oder der Zugriff ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zulässig, soweit dies unbedingt erforderlich ist, um den ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.
Beim ersten Besuch der Website aus der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich fragen wir, ob Sie zusätzlich Analyse- und Marketing-Cookies erlauben. Ohne Ihre Einwilligung werden dann keine Daten an Google übertragen; der Google Tag Manager wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Bei Besuchen aus anderen Ländern zeigen wir kein Banner; dort ist die Messung voreingestellt und lässt sich jederzeit über die Cookie-Einstellungen abschalten. Das Land ermitteln wir dafür aus der IP-Adresse, ohne sie zu speichern. Das Banner beruht auf der Open-Source-Software „CookieConsent" und wird von unseren eigenen Servern ausgeliefert, nicht von einem Drittanbieter.
Ihre Auswahl speichern wir im Cookie „propiva_consent" für sechs Monate. Als Nachweis Ihrer Einwilligung protokollieren wir eine zufällig erzeugte Einwilligungs-Kennung, die gewählten Kategorien, die Fassung des Banners und den Zeitpunkt. IP-Adresse und Konto werden dabei nicht gespeichert. Das Protokoll wird nach drei Jahren gelöscht.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, über die Cookie-Einstellungen, die Sie auch im Fußbereich der Startseite finden.
Nach Ihrer Einwilligung laden wir den Google Tag Manager. Er steuert, welche der unten genannten Google-Dienste ausgeführt werden, und setzt selbst keine Cookies. Beim Laden wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird: zum Beispiel aufgerufene Seiten, Interaktionen, Herkunft des Besuchs, Gerätetyp, Browser und ungefähre Region. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Dabei werden die Cookies „_ga" und „_ga_*" mit einer Speicherdauer von bis zu zwei Jahren gesetzt. Die Ereignisdaten werden in Google Analytics nach zwei Monaten gelöscht. Anbieter ist die Google Ireland Limited.
Mit Ihrer Einwilligung messen wir mit Google Ads, ob ein Klick auf eine unserer Anzeigen zu einer Registrierung, einem Abo oder einer anderen Handlung auf unserer Website geführt hat. Dabei werden die Cookies „_gcl_au" und „_gcl_aw" mit einer Speicherdauer von bis zu 90 Tagen gesetzt. Für eine genauere Zuordnung („erweiterte Conversions") übermitteln wir bei Registrierung und Kauf Ihre E-Mail-Adresse in verschlüsselter, gehashter Form an Google. Google kann Ihnen auf Grundlage dieser Daten unsere Anzeigen später erneut zeigen. Anbieter ist die Google Ireland Limited.
Rechtsgrundlage für die Abschnitte 6.3 bis 6.5 ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Google kann Daten auch an die Google LLC in den Vereinigten Staaten von Amerika übermitteln (siehe Abschnitt 8).
Für Datenbank und Hosting setzen wir einen Dienstleister mit Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland (EU), ein. Die Kundendaten werden nach den derzeit vorgesehenen Angaben dort gespeichert.
Für das Web-Hosting und die technische Auslieferung der Website setzen wir einen Infrastruktur-Dienstleister ein. Dabei kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten in den Vereinigten Staaten von Amerika oder in anderen Staaten stattfinden.
Stripe wird für Zahlungsabwicklung, Abrechnung und damit verbundene Sicherheitsprüfungen eingesetzt.
Für den Versand von System- und Dokument-E-Mails setzen wir einen E-Mail-Dienstleister ein. Dabei werden die E-Mail-Adresse sowie der jeweilige Nachrichteninhalt verarbeitet.
Für die Bereitstellung der mobilen Apps werden der App Store von Apple und Google Play genutzt. Apple und Google können dabei als eigenständig Verantwortliche tätig werden.
Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Artikel 28 DSGVO geschlossen. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter werden entsprechend den vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen eingebunden.
JZA Media FZCO hat seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Auch wenn Kundendaten auf Servern in Frankfurt am Main gespeichert werden, kann ein Zugriff durch JZA Media FZCO aus den Vereinigten Arabischen Emiraten erfolgen. Dies stellt eine Übermittlung in ein Drittland dar.
Außerdem können durch unsere Infrastruktur-, E-Mail- und Zahlungsdienstleister Übermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika oder andere Drittländer erfolgen. Bei den Google-Diensten aus Abschnitt 6 ist eine Übermittlung an die Google LLC in den Vereinigten Staaten von Amerika möglich; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Übermittlungen erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach Empfänger und konkreter Konfiguration kommen insbesondere folgende Garantien in Betracht:
Für die Vereinigten Arabischen Emirate besteht nach dem derzeit bekannten Stand kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Für Zugriffe aus den Vereinigten Arabischen Emiraten sind daher regelmäßig geeignete Garantien nach Artikel 46 DSGVO, insbesondere Standarddatenschutzklauseln, erforderlich.
Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung des Kontos werden die Daten spätestens innerhalb von 90 Tagen gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Vertragsabwicklung, die Bearbeitung offener Vorgänge oder gesetzliche Pflichten benötigt werden.
Zahlungs- und Rechnungsdaten werden so lange gespeichert, wie dies für die Abrechnung, die Prüfung von Zahlungsvorgängen und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Soweit deutsches oder europäisches Steuer- und Handelsrecht Anwendung findet, können Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren gelten.
Die in den Dokumenten enthaltenen Daten werden im Auftrag der jeweiligen Nutzerin oder des jeweiligen Nutzers für die Dauer der Nutzung des Dienstes verarbeitet. Nach Löschung durch die Nutzerin oder den Nutzer, nach entsprechender Weisung oder nach Beendigung des Kontos werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sicherungskopien werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen überschrieben.
Die Speicherdauer der einzelnen Cookies und des Einwilligungsprotokolls ist in Abschnitt 6 angegeben.
Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen erforderlich ist. In der Regel werden sie nach 30 Tagen gelöscht.
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich per E-Mail an hey@propiva.de wenden.
Wenn Ihre Anfrage Daten betrifft, die eine Nutzerin oder ein Nutzer in einem Dokument bei Propiva verarbeitet, kann es erforderlich sein, dass Sie sich zunächst an diese Nutzerin oder diesen Nutzer wenden. Sie oder er ist für diese Daten regelmäßig Verantwortlicher. Wir unterstützen bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage, soweit dies erforderlich ist.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes, an dem ein möglicher Verstoß stattgefunden hat.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Wirkung findet nicht statt.
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Dienstleister oder die gesetzlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.